Ochrona danych osobowych w pośrednictwie nieruchomości

Każde biuro pośrednictwa w obrocie nieruchomości przetwarza dane osobowe. Przede wszystkim są to dane osobowe klientów zarówno tych, którzy chcą sprzedać lub kupić mieszkanie, a także tych którzy są zainteresowani wynajmem. Dane te są przetwarzane dla celów zgodnych z działalnością biura. 

Zgoda na przetwarzanie danych

Bardzo ważną kwestią, o której często zapominają przedsiębiorcy (w tym także pośrednicy) jest uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych swoich klientów. Ponadto, klient ma prawo wglądu, zmiany lub poprawiania podanych danych, o czym administrator danych (w tym przypadku biuro nieruchomości) musi go poinformować.

Dokumentacja przetwarzania danych osobowych

Osoby prowadzące działalność gospodarczą jako pośrednicy w obrocie nieruchomościami (jak i zresztą inni przedsiębiorcy, którzy mają do czynienia z danymi osobowymi) często zgłaszają się do mnie z zapytaniem czy powinni dokonać zgłoszenia do GIODO. Przy tym wszystkim nie mają jednak świadomości, że zgłoszenie poszczególnych zbiorów do GIODO jest ostatnim etapem jaki należy wdrożyć. Najpierw konieczne jest bowiem stworzenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych tj. Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym.

Rejestracja zbiorów danych osobowych

Rejestracja zbiorów danych jest ostatnim etapem całej procedury i odbywa się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku do GIODO w którym dokonujemy zgłoszenia poszczególnych, wyodrębnionych zbiorów danych osobowych. Należy mieć na względzie, że ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza wyłączenia w zakresie konieczności zgłaszania pewnych zbiorów.

Przygotowanie dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych (tj. Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym oraz Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych) oraz złożenie wniosków o rejestrację poszczególnych zbiorów danych powinno nastąpić przed rozpoczęciem przetwarzania danych, czyli przed rozpoczęciem działalności biura nieruchomości.

Cały proces głoszenia zbiorów do GIODO oraz przygotowania niezbędnych dokumentów może nastręczać trudności w razie gdyby mieli Państwo wątpliwości w tym zakresie chętnie służę pomocą.

Wiele informacji oraz pomocnych artykułów można znaleźć również na oficjalnej stronie internetowej Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (http://www.giodo.gov.pl/).