Zmiana siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zmiana siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) na gruncie prawa polskiego wymaga podjęcia kilku formalnych kroków. Należy pamiętać aby nie mylić zmiany siedziby spółki ze zmianą adresu. Aby zmienić sam adres spółki wystarczająca jest uchwała Zarządu. Aby zmienić siedzibę konieczna jest zmiana umowy spółki.

Oto procedura, którą należy przejść celem zmiany siedziby spółki:

1. Podjęcie uchwały wspólników

Zmiana siedziby spółki wymaga podjęcia odpowiedniej uchwały przez zgromadzenie wspólników. Siedziba spółki to miejscowość, w której znajduje się główny organ zarządzający spółką, i jest ona określona w umowie spółki. Aby dokonać zmiany siedziby, potrzebna jest:

• Zmiana umowy spółki, co wymaga uchwały wspólników większością 2/3 głosów (art. 246 Kodeksu spółek handlowych).
• Wskazanie nowej miejscowości, w której spółka ma mieć siedzibę.

2. Sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego

Ponieważ zmiana umowy spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego, celem podjęcia odpowiedniej uchwała o zmianie siedziby konieczne jest udanie się do notariusza. Konieczne jest sporządzenie przez notariusza protokołu z tego zgromadzenia wspólników.

3. Aktualizacja umowy spółki

Należy wprowadzić zmiany do umowy spółki, aby odzwierciedlały nową siedzibę. W efekcie powstaje nowy tekst jednolity umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

4. Złożenie wniosku do KRS

Po podjęciu uchwały i sporządzeniu aktu notarialnego, musisz złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) o zmianę danych spółki. Wniosek składany jest za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Do dodatkowo trzeba załączyć:

• Uchwałę wspólników,
• Akt notarialny zmieniający umowę spółki (obecnie aktu nie załączamy tylko podajemy nr CREWAN, który na nim widnieje),
• Dowód opłaty za zmianę (250 zł za zmianę w KRS + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Wniosek możesz złożyć elektronicznie za pomocą systemu S24, jeśli spółka była założona elektronicznie, albo przez portal PRS.

Jeśli zmienia się siedziba (miasto), to adres jest zmieniany automatycznie, a więc dodatkowa uchwała Zarządu nie jest potrzebna.

5. Zgłoszenie do urzędu skarbowego, ZUS, GUS

Po zmianie siedziby w KRS automatycznie powiadomiony zostanie Urząd Skarbowy oraz ZUS. Jednakże trzeba zaktualizować adres w:

• Urząd Skarbowy – na formularzu NIP-8 (zmiana danych rejestrowych),
• ZUS – także na formularzu NIP-8, jeśli spółka zatrudnia pracowników,
• GUS – za pomocą wniosku do KRS (GUS otrzyma informację o zmianie z KRS).

6. Zmiana adresu na pieczątkach, dokumentach i stronie internetowej

Pamiętaj, aby po dokonaniu zmiany siedziby zaktualizować adres w codziennej działalności spółki, np. na fakturach, dokumentach, pieczątkach, stronie internetowej oraz w umowach z kontrahentami.

Podsumowanie:

• Uchwała zgromadzenia wspólników o zmianie siedziby.
• Akt notarialny zmieniający umowę spółki.
• Złożenie wniosku do KRS.
• Zgłoszenie do urzędów i aktualizacja danych w systemach administracyjnych oraz w codziennej działalności spółki.

Dobrze jest też skonsultować proces z prawnikiem, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały dopełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami.