Klauzula RODO w procesie rekrutacyjnym
Autor: Antonina Łyczak
Od 25 maja 2018 roku w życie weszło nowe rozporządzenie unijne, a dokładnie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Dla przedsiębiorcy jest ono o tyle ważne, że rozporządzenie to zawiera wymogi związane z gromadzeniem i przechowywaniem danych osobowych oraz zarządzania nimi.
Czym są dane osobowe?
Aby poznać definicję określenia “dane osobowe” warto sięgnąć do Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (UODO) z 1997 roku. Według artykułu 6, punktu 1 znajdującego się w tym dokumencie:
(…) za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
Z kolei w artykule 4, punkcie 1 RODO:
„dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Dane osobowe w czasie procesu rekrutacyjnego
Zgodnie z kodeksem pracy (art. 221. § 1.), pracodawca ma możliwość żądać od kandydata takich danych jak:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Kodeks pracy (art. 221a. § 3) pozwala pracodawcy również na pozyskanie innych potrzebnych danych, jednak pod warunkiem, że są one niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Po co RODO?
W dokumentach aplikacyjnych poza opisanymi powyżej danymi osobowymi, kandydaci dzielą się takimi informacjami jak np. wykształcenie, czy doświadczenie zawodowe.
Są to informacje dodatkowe, które nie są uwzględnione w przepisach, dlatego też w dokumentach aplikacyjnych potrzebna jest klauzula pozwalająca na przetwarzanie danych osobowych przez pracodawców.
Zgoda na przetwarzania danych osobowych – wzory
Bardzo często w CV kandydatów znajdują się nieaktualne klauzule, które mogą spowodować, że pracodawcy odrzucą przesłane dokumenty aplikacyjne. Aby tego uniknąć poniżej znajdują się poprawne wzory.
Wzór nr 1
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Zaletą wzoru powyżej jest na pewno to, że jest ona przygotowana tak, aby można było wpisać nazwę firmy do której aplikujemy. Dzięki temu sprawimy wrażenie osoby przygotowanej i profesjonalnej.
Wzór nr 2
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Obowiązujące przepisy nie narzucają obowiązku podawania podstawy prawnej w klauzuli, jednak ten wzór to umożliwia.
Powyższe wzory wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych tylko podczas bieżącego procesu rekrutacyjnego. Aby zezwolić na przechowywanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, należy dodać poniższy zapis:
Wyrażam też zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.