Składanie sprawozdania finansowego do KRS przez Internet

Spółki kapitałowe, które prowadzą działalność gospodarczą mają obowiązek corocznego składania sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Do tej pory można to było zrobić w formie papierowej (najczęściej) lub elektronicznej (ta druga była płatna). Od marca 2018 r. uległo to zmianie.

Sprawozdania finansowe „po nowemu”

Znowelizowana ustawa o KRS nakłada na przedsiębiorców od dnia 15 marca 2018 r. obowiązek przekazywania dokumentów związanych ze sprawozdaniem finansowym z ich działalności wyłącznie za pośrednictwem ministerialnego systemu teleinformatycznego. Będzie to dotyczyło nie tylko sprawozdania finansowego, ale także sprawozdania z jego badania (jeśli tego wymagało), odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysków lub pokryciu strat. Dokumenty te muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem poświadczonym profilem na platformie ePUAP.

Zgłoszenie ww. dokumentów podpisywać będzie przynajmniej jedna osoba fizyczna, która posiada numer PESEL (ujawniony w KRS) i jest uprawniona do reprezentacji przedsiębiorstwa.

UWAGA! System nie przewiduje opcji podpisywania dokumentów przez innych reprezentantów niż członkowie zarządu np. prokurentów.

Do zgłoszenia należy dołączyć także oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. Tak złożone dokumenty trafiać będą do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), które to repozytorium jest jawne.

W praktyce

Przepisy wchodzą w życie 15 marca 2018 r., jednak sprawozdanie finansowe za rok ubiegły można też złożyć w formie skanu. Jak tego dokonać?

• stworzyć dokument w tradycyjnej (papierowej) formie i podpisać go,
• zeskanować go tworząc kopię,
• podpisać skan przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub przez ePUAP),
• zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych.

UWAGA! Każdy dokument należy załączyć osobno, czyli np. osobno bilans, osobno rachunek zysków i strat, osobno informacja dodatkowa, także każda z uchwał powinna być załączona osobno.

Forma skanu obowiązuje do 30 października 2018 r. Po tej dacie trzeba będzie składać sprawozdanie finansowe wyłącznie w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK).

Warto też wiedzieć, że będzie można nadal składać dokumenty za pośrednictwem dotychczasowej platformy elektronicznej, ale będzie to płatne. Podczas gdy skorzystanie z systemu, który po 15 marca udostępniło Ministerstwo Sprawiedliwości nie wymaga opłat.